Archivo

Archivo

El archivo es el medio donde se registra información, existen varios tipos de archivos tales como: el de gestión que se encuentra en cada oficina y es de consulta permanente, el central, que es la oficina centralizadora de los archivos de gestión y el archivo histórico que es donde se encuentra todo lo cultural y científico y ademáss de consulta permanente.

Los archivos deben tener un principio de procedencia, que se refiere a que todo debe estar en su respectivo lugar; un principio de orden original, que implica que los archivos contengan una secuencia lógica.

La sección es la unidad administrativa de los archivos y la subsección es la subunidad administrativa respectivamente.

De igual manera la serie documental, es la categoría documental de los archivos, mientras la serie documental es la subcategoría documental. La tipología es la unidad mínima documental de todos los archivos. Por ejemplo: 

Historia laboral: hojas de vida, contrato, soportes de estudio, soportes laborales, pruebas, incapacidades, reconocimientos.

Historia (serie) laboral (subserie) hojas de vida, contrato, soportes de estudio, soportes laborales, pruebas, incapacidades, reconocimientos (tipología documental).

El departamento de calidad es el encargado de normalizar los procesos. Las actas (comité paritario de salud ocupacional); los estudios (de tipo organizacional); las historias (clínicas ocupacionales y de relaciones sindicales, laborales); nómina; programas (de capacitación,); programas de salud ocupacional (higiene y seguridad ocupacional, medicina del trabajo y medicina preventiva).